Dieser Bereich führt Sie durch den gesamten Prozess zur Einrichtung und Verwaltung Ihrer Verteilerlisten. Sie erfahren, wie Sie neue Listen erstellen, Kontakte aus unterschiedlichen Quellen hinzufügen (einschliesslich direkter Eingaben und der Integration von Verzeichnissen) und einzelne Empfänger*innen oder gesamte Listen verwalten. Durch die Erstellung einer neuen Verteilerliste können Sie Ihre Empfänger*innen bereits im Vorfeld einer effizienten Kommunikation organisieren. Diese Listen können später bequem ausgewählt werden, bevor Ihre Sendings ausgeliefert werden. Dieser erhebliche Vorteil spart viel Zeit bei der Erstellung des Newsfeeds und bei anderen Kommunikationsprozessen, insbesondere für Empfängergruppen, die häufig kontaktiert werden.
1. Neue Verteilerliste erstellen #
Die Erstellung einer neuen Verteilerliste können Sie auf zwei verschiedene Weisen starten, je nachdem, wo im Sendings-Modul Sie sich gerade befinden:
1.1 Ihre neue Liste starten: Wahl der Option in der oberen Leiste
Navigieren Sie zum Sendings-Modul in der linken Seitenleiste. Die Funktion der Schaltfläche «+ Neu erstellen» in der oberen Aktionsleiste ändert sich je nachdem, von welchem Bereich aus Sie die linke Seitenleiste gerade sehen. Befinden Sie sich im Bereich «Senden» (z. B. bei Planner, Favoriten oder Entwurf), dann öffnet ein Klick direkt auf die Schaltfläche «+ Neu erstellen» schnell den Assistenten «Newsfeed erstellen», denn dies ist der häufigster Nutzungsfall und damit für schnellen Zugriff eingerichtet. Um von hier aus die Verteilerliste zu erstellen, müssen Sie auf den kleinen Drop-down-Pfeil neben der Schaltfläche «+ Neu erstellen» klicken und dann aus dem Menü «Verteilerlisten» auswählen (Screenshot: Neu erstellen – Drop-down-Auswahl Verteilerliste). Wenn Sie alternativ gerade die Verteilerlisten im Bereich «Verwalten» in der linken Seitenleiste betrachten, führt ein direkter Klick auf die Schaltfläche «+ Neu erstellen» zum modalen Fenster «Verteilerliste erstellen», in dem Sie Ihre neue Liste definieren können (Screenshot: Neu erstellen – direkte Schaltfläche aus Verteilerlistenübersicht).
1.2. Neue Liste benennen und Details hinzufügen: Es erscheint das modale Fenster «Verteilerliste erstellen» (Screenshot: Verteilerliste erstellen – Titel und Beschreibung). Sie werden aufgefordert, einen Titel (z. B. «Marketing-Team & wichtige Stakeholder») sowie eine Beschreibung (z. B. «Interne Verteilerliste für wöchentliche Marketing-Performance-Berichte, Kampagnen-News und dringende Mitteilungen. Beinhaltet sämtliche Kernmitarbeiter*innen Marketing und funktionsübergreifende Leads.») einzugeben. Sobald Sie diese Details eingegeben haben, klicken Sie auf «Erstellen». Die neue Liste wird gespeichert und Sie werden zur Hauptübersicht der Verteilerlisten geführt.
2. Verteilerlisten verwalten #
In diesem Bereich erfahren Sie, wie Sie Ihre bestehenden Verteilerlisten im Sendings-Modul kontrollieren und verwalten.
2.1 Ihre Listen finden: Übersicht und Suche
Sie greifen auf Ihre Verteilerlisten zu, indem Sie zum Bereich «Verwalten» in der linken Seitenleiste navigieren und auf «Verteilerlisten» klicken (Screenshot: Verteilerlisten – Tabellenübersicht). Sie sehen nun eine tabellarische Übersicht all ihrer Listen, die von Ihnen und von Ihren Kolleg*innen erstellt wurden. Oberhalb dieser Tabelle sehen Sie eine Filter-Schaltfläche und eine Suchleiste. Diese Hilfsmittel unterstützen Sie wie folgt:
- Filter: Verfeinern Sie die angezeigte Liste der Verteilerlisten nach verschiedenen Kriterien.
- Suche: Führen Sie eine Live-Suche durch, bei der die Liste ohne Wartezeit eingeschränkt wird, während Sie tippen (z. B. «Marketing-Team & wichtige Stakeholder»).
Bei jeder Liste in der Tabelle können Sie Folgendes sehen:
- den von Ihnen zugewiesenen Namen,
- die Anzahl der aktuell in der Liste befindlichen Empfänger*innen,
- wann sie zuletzt von wem modifiziert wurde («Erstellt von»),
- wann sie erstellt wurde.
- (In Kürze:) Sie werden auch in der Lage sein, Labels zur besseren Kategorisierung zu vergeben, um später per Schnellsuche mit Stichwörtern (z. B. «Presse, intern») einfacher Zugriff zu erhalten.
2.2 Details der Verteilerliste entdecken: Übersicht, Empfänger*innen und Protokolle
Um eine einzelne Verteilerliste zu verwalten, klicken Sie auf ihren Namen in der Tabelle (z. B. «Marketing-Team & wichtige Stakeholder»). Es öffnet sich eine umfassende Detailansicht auf der rechten Bildschirmseite. Diese Detailansicht ist in mehrere Registerkarten unterteilt, die Ihnen die volle Kontrolle über die Elemente Ihrer Liste geben.
a) Übersichts-Registerkarte: Die Zusammenfassung und Performance Ihrer Liste verstehen.
Diese Registerkarte enthält eine Übersicht der Liste, einschliesslich Name und Beschreibung (die Sie über das Stift-Symbol neben dem Namen bearbeiten können). Ebenso enthalten ist ein Bereich «Sendings-Übersicht» mit vergangenen Sendings, die diese Liste genutzt haben (z. B. täglicher Vertriebs-Newsletter einschliesslich Sendedatum, Anzahl der Öffnungen und Klicks) (Screenshot: Detailansicht Verteilerliste – Übersichts-Registerkarte).
b) Registerkarte «Empfänger»: Kontakte hinzufügen und verwalten.
Hier verwalten Sie aktiv die einzelnen Kontakte in Ihrer Liste (Screenshot: Detailansicht Verteilerliste – Registerkarte «Empfänger»). Angezeigt wird eine Tabelle mit allen Empfänger*innen einschliesslich Name, Position, E-Mail-Adresse und Unternehmen. Oberhalb der Tabelle finden Sie eine Schaltfläche «Aktualisieren», eine Suchleiste zur Live-Filterung (wenn Sie z. B. «stef» oder «hay» eingeben, werden die Ergebnisse sofort eingegrenzt) und ein Dreipunkt-Menü für Aktionen, die auf die ausgewählten Empfänger*innen angewendet werden sollen (Screenshot: Kontextmenü für einzelne(n) Empfänger*in).
Neue Kontakte hinzufügen: Um neue Kontakte hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche «+ Empfänger hinzufügen». Es öffnet sich ein modales Fenster (Screenshot: Modales Fenster «Wählen Sie aus, wie Sie Empfänger hinzufügen möchten») mit mehreren flexiblen Optionen: Auswählen einer Verteilerliste, manuelles Hinzufügen einer E-Mail-Adresse, Import aus einer Tabellenkalkulation oder Integration von Kontakten aus Diensten wie Microsoft Directory (AAD), Google Directory, Avenue Contacts, Dynamics 365 und Salesforce. Sie können auch aus einer anderen bereits in ARGUSintelligence vorhandenen Liste importieren.
Bestehende Kontakte verwalten: Wenn Empfänger*innen hinzugefügt wurden, können Sie einzelne Kontakte durch Aktivierung der entsprechenden Checkboxen verwalten. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (…) neben selektierten Empfänger*innen, um auf Aktionen wie «Kontaktdaten ändern», «Kontakt exportieren» oder «Entfernen» (um sie aus der Liste zu löschen) zuzugreifen.
Unterhalb der Tabelle können Sie über die Seitensteuerung festlegen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen (z. B. 10, 20, 50, 100) und dann durch die Seiten navigieren.
Registerkarte «Kommentare»: Zusammenarbeiten und Anmerkungen nachverfolgen (in Kürze). Mit dieser Funktion können Sie Kommentare oder Feedback auf der Verteilerliste hinterlassen und so die Teamarbeit vereinfachen.
Registerkarte «Protokoll»: Listenaktivitäten überprüfen und Daten exportieren (in Kürze). Diese Funktion bietet ein Protokoll oder einen Verlauf der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verteilerliste, einschliesslich Export-Optionen.
3. Aktionen zur allgemeinen Listenverwaltung #
Sowohl in der Listenübersicht als auch in der Detailübersicht stehen Ihnen allgemeine Optionen zur Verwaltung zur Verfügung:
- Duplizieren von Listen: Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (…) einer Liste (in der Übersicht oder Detailansicht) und wählen Sie «Liste duplizieren» aus, um eine identische Kopie zu erstellen.
- Listen exportieren: Klicken Sie aus dem Dreipunkt-Menü heraus auf «Liste exportieren», um die Kontaktdaten zu exportieren.
- Listen löschen: Klicken Sie aus dem Dreipunkt-Menü (in der Übersicht oder Detailansicht) heraus auf «Liste löschen», um eine Liste dauerhaft zu entfernen.
4. Fazit #
Der Bereich «Verwalten» ermöglicht Ihnen insbesondere für Verteilerlisten die volle Kontrolle über Ihr Empfängermanagement. Von der Erstellung neuer Listen und dem Hinzufügen von Kontakten aus zahlreichen Quellen bis hin zur detaillierten Verwaltung einzelner Empfänger*innen sowie umfassenden Aktionen zu Listen können Sie Ihre Kommunikationskanäle effizient pflegen. Dank der umfassenden Übersichtslisten und Detailansichten behalten Sie Ihre Zielgruppen immer genau im Blick.
